Оцифрування документів: навіщо це потрібно кожному вже сьогодні

У нашій новій реальності - війна, евакуації, переїзди, пошкоджене або втрачене майно - питання збереження особистих документів стало особливо актуальним. Ми поспілкувалися з керівницею юридичного відділу ПО ПМГУ ПАТ «АрселорМіттал Кривий Ріг» Світланою Панадій, яка розповіла, як кожен спілчанин може себе підстрахувати - просто й безкоштовно.

Навіщо потрібна цифрова копія документів

Через війну багато людей втрачають доступ до свого житла, а отже і до своїх архівів - як фізично, так і юридично. Нерідко зникають або нищаться документи на житло, свідоцтва про народження, шлюб, трудові книжки, довідки про пільги. Рятуючись від наступів на міста та села, люди їдуть і втрачають робочі місця, а відповідно – і доступ до важливих документів. А з ними також й можливість підтвердити трудовий стаж, подати заявку на компенсацію чи оформити пенсію.

Зберегти документи можливо, оцифрувавши їх, тобто створити цифрові копії документів за допомогою сканування та інших методів, щоб їх можна було зберігати, обробляти та використовувати на комп'ютерах та інших електронних пристроях.

Як говорить Світлана Панадій, начальник юридичного відділу первинної організації ПМГУ ПАТ «АрселорМіттал Кривий Ріг», наразі оцифрування документів - це хороший спосіб «підстрахуватися» і завчасно підготуватись до будь-яких життєвих обставин. І це вже не лише порада, а вимога часу: згідно із законодавством, всі роботодавці мали оцифрувати трудові книжки працівників ще до кінця 2024 року.

Що потрібно зробити

Як діяти, якщо ви вирішили оцифрувати свої документи. Перш за все потрібно зібрати всі документи в одну папку:

• -    паспорт, ІПН
• -    диплом, додаток до диплома, довідки про навчання
• -    трудову книжку
• -    свідоцтва про народження дітей, шлюб, розлучення, смерть
• -    довідки про пільговий стаж (за списками №1 і №2)
• -    військовий квиток (для чоловіків)

Потім необхідно прийти з цими документами до Пенсійного фонду, записатися на прийом і сказати, що ви хочете оцифрувати свою пенсійну справу. Спеціаліст відсканує документи та прикріпить їх у ваш електронний кабінет.

Як перевірити інформацію? Через 3-4 дні зайдіть у власний електронний кабінет - і перегляньте, чи вся інформація підтягнулася. Має висвітитися весь стаж, який ви оцифрували, періоди навчання, догляду за дітьми і т.д. Якщо щось відсутнє - уточніть причину у фахівця ПФУ.

«Бувають випадки, коли людина подавала на оцифрування документ про навчання, а в неї не висвічується цей стаж. Отже виникає питання, щось не так з цим документом. Треба підійти до працівника Пенсійного фонду, або зателефонувати і спитати, чому ця довідка не висвічується.

Інколи трапляються проблеми в написанні прізвища, або дуже часто буває, що, наприклад, немає підпису голови кваліфікаційної комісії чи печатки на дипломі. Причини можуть бути різні. Або, наприклад, помилки в перекладі прізвища з російської на українську мову - одну букву ми не так зазначили, і через це Пенсійний фонд не хоче зараховувати цей стаж. В таких випадках треба вживати заходів для того, щоб цей стаж відобразився», - говорить Світлана Панадій.

За словами фахівчині, люди самі мають бути зацікавлені в таких діях зараз, щоб потім у них не було проблем із нарахуванням пенсії. Разом з цим, у  Пенсійному фонді можна скористатися можливістю і попросити оформити пенсію автоматично, без звернення людини, коли настане пенсійний вік.  Отже, коли працівнику виповниться, наприклад, 60 років, то пенсійний фонд сам призначає вам пенсію.

Які ще є можливості

Що ж стосується прав на житло. Наразі це також доволі актуально, адже ракетні обстріли тривають і ворог постійно руйнує нашу цивільну інфраструктуру.

«Уявіть ситуацію: повітряна тривога, щось влучає у будинок, людина вибігла, в чому була, а документи усі згоріли… Все, немає жодних документів, які можна подати, щоб отримати допомогу. Навіть у нас на підприємстві, щоб отримати від профспілки і від адміністрації допомогу внаслідок прильотів, потрібно подати копії документів на нерухомість. Але наразі є сервіс «Дія», який може допомогти», - каже юристка.

Можна оцифрувати майно через «Дію». Якщо документи на квартиру/будинок були оформлені після 2004 року - вони, швидше за все, вже є в електронному реєстрі. Якщо ні - подайте заяву через ЦНАП або додаток «Дія».

Також важливо захистити себе на випадок втрати свідоцтв. Оцифрувавши свідоцтво про народження, шлюб чи розлучення, ви зможете в майбутньому швидко відновити їх без звернення до інших регіонів.

«Бажано зробити скан-копії усіх документів вашої родини і зберігати їх у хмарному сховищі. Так вони завжди будуть під рукою і не втратяться за будь-яких обставин», - радить експертка.  

Юридичний відділ первинки надає безкоштовні консультації спілчанам щодо всіх етапів цього процесу. За потреби - допомагає відсканувати документи або завантажити їх через електронний кабінет (документи на нерухомість, документи, що стосуються трудового стажу (трудова книжка, дипломи, довідки, тощо), і документи, що підтверджують особу та її родинні зв'язки).

Особливо це важливо для людей поважного віку чи тих, хто не має доступу до комп’ютера. Тож не відкладайте це питання на потім, адже це питання не лише зручності, а й безпеки. Навіть один оцифрований документ може зекономити тижні часу у критичній ситуації.